Část II Příprava a výběr dodavatele
Kapitola 13: Nejčastější chyby při výběru
Většina drahých chyb vznikne dřív, než dodavatel napíše první řádek kódu. V této kapitole je najdete seřazené podle kroků projektu: rozhodnutí, rozpočet, zadání, výběr a smlouva. České kauzy ukazují, že stejné chyby dělají i ministerstva.
Dvanáct chyb, které se opakují
Kapitola shrnuje první dvě části návodu. U každé chyby se dozvíte, jak ji poznat a jak ji napravit. Podrobnosti jsou v kapitole, na kterou odkazuje poslední sloupec.
Chyby nejsou stejně drahé. Ty ve smlouvě se nejhůř opravují, protože po podpisu máte slabší vyjednávací pozici. Chyby v rozhodnutí a rozpočtu se zase nejdéle skrývají: projekt postupuje podle plánu, ale samotný plán vychází z chybných předpokladů. Je to jako jet podle navigace se špatně zadaným cílem. Jedete plynule a podle plánu, a že jste jinde, než jste chtěli, zjistíte až na konci cesty.
| Chyba | Jak to poznáte | Co dělat |
|---|---|---|
| Rozhodnutí | ||
| 1. Na zakázku stavíte běžnou agendu | chcete vlastní účetnictví, HR nebo CRM, protože „licence jsou drahé“ | spočítat obě varianty na 5 let, na míru vyvíjet jen část, kterou se lišíte (kap. 2) |
| 2. Projekt bez vlastníka a měřitelného cíle | „vlastník“ je výbor, cíl zní „zefektivnit“ | jmenovat vlastníka s mandátem a časem, 2–4 měřitelné cíle (kap. 5) |
| Rozpočet | ||
| 3. Rozpočet jen na vývoj | v business case chybí provoz, údržba, rozvoj a čas vašich lidí | TCO na 5 let (kap. 4) |
| 4. Pevná cena na nejasné zadání | poptávka na 2 strany, nabídky se liší násobně | placená analýza, pak etapy nebo T&M se stropem (kap. 10) |
| Zadání | ||
| 5. Zadání od stolu nebo od jednoho dodavatele | nikdo nemluvil s trhem ani s uživateli | RFI nebo tržní konzultace, placená úvodní analýza (kap. 6, 8) |
| 6. Neznámá data | „data pošleme po podpisu“ | popis dat a anonymizovaný vzorek do poptávky, převod dat rozpočtovat zvlášť (kap. 6) |
| Výběr | ||
| 7. Rozhoduje nejnižší cena | cena váží 80 % a víc, kvalita bez popsaného bodování | kvalita 50–70 %, popsané úrovně, cena na 5 let (kap. 9) |
| 8. Tým a reference nikdo neověřil | reference jsou loga, na prezentaci jiní lidé než v nabídce | pohovor s týmem, telefon klientům, klíčové osoby do smlouvy (kap. 9) |
| 9. Typ dodavatele neodpovídá vaší schopnosti řídit | najímáte kapacity, ale nemáte vlastníka produktu ani architekta | objednat dílo na klíč, nebo posílit vlastní tým (kap. 7) |
| Smlouva | ||
| 10. Smlouva o dílo bez licence a kódu | licence „podle obchodních podmínek“, kód až na konci | výhradní licence s právem úprav jinou firmou, kód po každém sprintu (kap. 11) |
| 11. Jednostranné podmínky | chybí lhůta převzetí, pokuty jen pro dodavatele, vaše součinnost nevymezená | oboustranné lhůty, přiměřené pokuty se stropem, měřitelná součinnost (kap. 11) |
| 12. Bez přístupu k datům a exit plánu | export dat za příplatek, exit „se dohodne“ | bezplatný export v otevřeném formátu, exit plán s cenou a lhůtami (kap. 11, 24) |
Kterou chybu opravit jako první?
Když jste v sebetestu zaškrtli víc bodů, nepostupujte jen podle jejich pořadí. Začněte těmi, které se po podpisu smlouvy napravují nejobtížněji:
- Smlouva (chyby 10–12). Licenci, předávání kódu, přístup k datům a exit plán si zajistěte před podpisem. Potom máte slabší pozici a každá změna stojí peníze.
- Vlastník produktu (chyba 2). Bez člověka, který rozhoduje, se zastaví i projekt s výborným dodavatelem.
- Cenový model a data (chyby 4 a 6). Obojí určuje, zda vůbec půjde nabídky porovnat.
Chyby ve výběru (7–9) se dají zmírnit ještě v průběhu, třeba placeným zkušebním sprintem nebo výměnou klíčových osob. A pokud vám vyšlo, že stavíte běžnou agendu (chyba 1), zastavte se úplně: nejlevnější projekt je ten, který nemusíte dělat.
Stejné chyby dělají i ministerstva
Firmy své nepovedené projekty nezveřejňují, u státu jsou dostupné výsledky kontrol. Kontrolní závěry NKÚ a rozhodnutí ÚOHS jsou proto nejlepší veřejná učebnice: chyby z tabulky může udělat i instituce s právním oddělením a stamilionovým rozpočtem. Tabulka vychází hlavně z kontrolních závěrů a rozhodnutí. Dva dobré příklady stojí na sekundárních zdrojích (článek asociace dodavatelů a právní rozbor). Podrobně případy rozebírají kapitoly v posledním sloupci.
| Kauza | Co se stalo | Chyba | Podrobně |
|---|---|---|---|
| Digitalizace stavebního řízení (MMR) | ÚOHS zrušil tendr kvůli chybějícím lhůtám převzetí ÚOHS, S0321/2023, pak zakázal plnění smlouvy z JŘBU ÚOHS, S0788/2023 | 6, 11 | kap. 12, 20 |
| Dávkové systémy MPSV | neúspěšná náhrada systémů, spory o převzetí etap, problémy s převodem dat a součinností ministerstva; oznámení o porušení rozpočtové kázně za 737 mil. Kč NKÚ, KZ 17/22 | 6, 11 | kap. 11 |
| Centrální nákup státu a ISVZ | za čtyři roky jediná zakázka; ministerstvo by za vlastní data platilo dodavateli NKÚ, KZ 17/24 | 2, 12 | kap. 2, 24 |
| Systém cestovních dokladů (MZV) | starý systém nevypnut, jeho podpora vzrostla z 1,2 na 15,3 mil. Kč ročně NKÚ, KZ 24/26 | 3, 12 | kap. 4 |
| e-Sbírka a e-Legislativa (MV) | smlouva měněná dodatky, které NKÚ označil za rozporné se zákonem; MV nesouhlasí NKÚ, KZ 24/04 | 4, 5 | kap. 18 |
| Základní registry (MV, SZR) | 4 z 5 registrů ve vendor lock-inu, zakázky bez soutěže NKÚ, KZ 23/05 | 10, 12 | kap. 23 |
| Daňový systém ADIS (GFŘ) | smlouva z roku 1992 bez práv k úpravám, podpora zadaná v JŘBU, spor až u Soudního dvora EU SDEU, C-578/23 NSS, 8 As 314/2021 | 10 | kap. 24 |
| Kreativní Česko (MK), dobrý příklad | tržní konzultace, kvalita 70 % váhy, deset zájemců a žádné námitky Lupa.cz, 2026 | prevence 5, 7 | kap. 8 |
| Personální systém MD, dobrý příklad s výhradou | požadavek na kód a práva jako ochrana před lock-inem; soudy žádají test přiměřenosti epravo.cz, 2026 | prevence 10 | kap. 11 |
Kauzy, u kterých detaily pocházejí jen z tisku (např. EKIS), tabulka neuvádí.
| Jak to dopadá špatně | Jak to dělat dobře |
|---|---|
| Jak to dopadá špatně„Uděláme si vlastní CRM, licence jsou drahé.“ | Jak to dělat dobřeKoupit standard, na míru vyvíjet jen část, kterou se lišíte. |
| Jak to dopadá špatněRozpočet = cena vývoje. | Jak to dělat dobřeRozpočet na 5 let: vývoj, provoz, údržba, rozvoj, interní čas. |
| Jak to dopadá špatněFixní cena na nápad. | Jak to dělat dobřePlacená analýza, pak fixní cena po etapách. |
| Jak to dopadá špatněVyhrála nejnižší cena. | Jak to dělat dobřeKvalita 50–70 %, ověřený tým, zkušební sprint. |
| Jak to dopadá špatněSmlouva o dílo, licence „později“. | Jak to dělat dobřeVýhradní licence s právem úprav jinou firmou, kód průběžně, exit plán. |
| Jak to dopadá špatněData „někde u dodavatele“. | Jak to dělat dobřeBezplatný export v otevřeném formátu kdykoli. |
- Stejné chyby mohou mít u úřadu i právní následky: zrušení tendru, pokutu od ÚOHS, nález NKÚ nebo porušení rozpočtové kázně.
- Úřední varianty chyb: žádost o stanovisko OHA až po vypsání zakázky, kritéria zkopírovaná z minulého tendru, nereálný harmonogram dorovnávaný dodatky a JŘBU kvůli závislosti, kterou si úřad způsobil sám.
- Jak jim předejít krok za krokem, popisuje kapitola 12.