Část II Příprava a výběr dodavatele
Zadání, poptávka, výběr, cenový model a smlouva, aby vám software opravdu patřil.
Kapitola 6: Než oslovíte trh: zadání, lidé, data
Dodavatel může potřeby vaší organizace zohlednit jen tehdy, když je dokážete popsat. Než oslovíte trh, potřebujete krátké zadání (problém, cíle, uživatelé, data, napojení, omezení, termín, rozpočet), jmenovaného vlastníka produktu s vyhrazeným časem na projekt a vzorek vlastních dat. Detailní specifikaci pak připravíte s vybraným dodavatelem.
Zadání pro výběr popisuje problém, ne řešení
Nepřesné požadavky uvedlo v průzkumu PMI 37 % organizací jako hlavní příčinu selhání projektů PMI, 2014. NKÚ u státních projektů mluví o podcenění business analýzy jako o společném jmenovateli neúspěchů NKÚ, 2026. Čas strávený na zadání tedy není zdržení. Je to nejlevnější pojistka, jakou máte.
Pro výběr dodavatele ale nepotřebujete stovky stran dokumentace. Stačí 3–6 stran, které odpoví na tyto otázky:
- Jaký problém řešíme a kolik nás dnes stojí?
- Podle jakých 2–4 měřitelných cílů poznáme úspěch?
- Kdo bude systém používat, kolik bude mít uživatelů a jaké úkoly v něm budou nejčastěji řešit?
- Jaká data máme, kde leží a na co se systém musí napojit?
- Jaká máme omezení (bezpečnost, přístupnost, hosting, legislativa), termín a rozpočtový rámec?
Návrh obrazovek a volba technologie do zadání jako závazné řešení nepatří. Uveďte jen technická omezení, která plynou ze stávajícího prostředí, třeba nutná napojení na účetní nebo skladový systém. Když předepíšete řešení místo popisu problému, omezíte prostor pro lepší nápady a můžete dostat obtížně porovnatelné nabídky. Podrobná specifikace s akceptačními kritérii vznikne až v analýze s vybraným dodavatelem (kapitola 14).
Kdo na vaší straně bude rozhodovat?
Vlastník produktu má být váš zaměstnanec, ne externista dodavatele Česko.Digital, 2022. Rozhoduje o prioritách, odpovídá na dotazy a přebírá hotové části. Nejčastější brzda projektu je zákazník, který na něj nemá čas.
Orientačně počítejte s tím, že v analýze potřebuje vlastník produktu 50–100 % úvazku, při vývoji s týmem 5–9 lidí prakticky celý úvazek. K tomu potřebujete 3–8 klíčových uživatelů, kteří analýze věnují 20–30 % svého času. Jmenujte je ještě před poptávkou a jejich zapojení a vyhrazený čas potvrďte písemně. Vlastník produktu, který je jen jménem v dokumentu, ale nad projektem aktivně netráví čas, je jako kapitán, který na loď nenastoupil.
Znejte svá data dřív než dodavatel
Převod dat ze starého systému je nejčastěji podceněná část projektu. Dodavatel, který data neviděl, riziko buď zahrne do ceny jako rezervu, nebo ho podcení a později si vyžádá dodatky. Při soutěži na digitalizaci stavebního řízení sedm dodavatelů napsalo ÚOHS, že migraci bez dalších informací nelze spolehlivě ocenit ÚOHS, S0321/2023 (víc v kapitole 12).
K poptávce proto přiložte anonymizovaný vzorek dat, popis zdrojových systémů, počty záznamů a známé problémy s kvalitou (duplicity, chybějící údaje).
Textové zadání může ještě lépe přiblížit klikací prototyp. Váš analytik nebo vlastník produktu ho s AI nástrojem nebo v low-code zvládne za pár dní a vyzkouší s kolegy (kapitola 3). Kužel nejistoty (kapitola 1) se tím zúží ještě před výběrovým řízením. Prototyp je ale ilustrace potřeby pro dodavatele, ne předepsané řešení ani produkční systém.
Co se škrtne, když dojdou peníze?
U každého požadavku uveďte prioritu podle MoSCoW:
- Must: bez toho systém nemá smysl,
- Should: důležité, ale dá se to chvíli obejít,
- Could: přidáme, když zbude čas a peníze,
- Won't: tentokrát ne.
Must má být menšina. Když je „nutné“ všechno, nebudete při komplikacích vědět, co můžete odložit. Podobně dělí požadavky i karty hodnocení DIA: povinné jsou podmínkou, volitelné se bodují DIA, karta Fakultativní požadavky.
Jste připravení oslovit trh? Než pošlete první poptávku, odpovězte si ano, nebo ne:
- Umíme problém popsat jednou větou a vyčíslit, kolik nás stojí?
- Máme 2–4 měřitelné cíle s výchozí hodnotou?
- Je jmenovaný vlastník produktu s mandátem a uvolněným časem?
- Víme, kdo jsou uživatelé, kolik jich je a jaké jsou klíčové scénáře?
- Známe zdroje dat, objemy a kvalitu a máme anonymizovaný vzorek?
- Máme seznam systémů k napojení a priority MoSCoW?
- Máme rozpočtový rámec včetně provozu na 5 let (kapitola 4) a ověřili jsme, že hotové řešení nestačí (kapitola 2)?
Pro první orientaci: pokud odpovíte na všechno ano, můžete začít poptávat. Chybějí-li vám dvě nebo tři odpovědi, nejprve je doplňte, případně si objednejte úvodní analýzu. Při více nezodpovězených otázkách začněte analýzou nebo interním prototypem.
Specifikace sepsaná jedním dodavatelem
Nejdražší zkratka: specifikaci vám „zdarma“ napíše dodavatel, který se pak přihlásí do soutěže. Zadání pak sedí na jeho řešení a ostatní buď nabídku nepodají, nebo cenu navýší. Úvodní analýzu zaplaťte jako samostatnou malou zakázku a sjednejte si právo předat výstupy dalším uchazečům (kapitola 8).
| Jak to dopadá špatně | Jak to dělat dobře |
|---|---|
| Jak to dopadá špatně„Chceme systém jako má konkurence, pošlete nabídku.“ | Jak to dělat dobřeProblém, cíle s čísly, uživatelé a klíčové scénáře na pár stranách. |
| Jak to dopadá špatněZadání předepisuje obrazovky a technologie. | Jak to dělat dobřeZadání popisuje problém a scénáře, řešení navrhuje dodavatel. |
| Jak to dopadá špatněProjekt vede IT vedle běžné práce, byznys se ozve až u testů. | Jak to dělat dobřeVlastník produktu z byznysu s mandátem a uvolněným časem. |
| Jak to dopadá špatně„Data vám pošleme, až podepíšeme.“ | Jak to dělat dobřeAnonymizovaný vzorek dat a popis jejich kvality je příloha poptávky. |
| Jak to dopadá špatněVšechno je „Must“. | Jak to dělat dobřePriority MoSCoW, Must je menšina a víte, co obětujete. |
| Jak to dopadá špatněPevná cena na nápad. | Jak to dělat dobřeNejdřív zúžit nejistotu prototypem, daty a analýzou, pak soutěžit cenu. |
- Zadání musí být v souladu s informační koncepcí úřadu Vyhláška č. 360/2023 Sb.. U určeného informačního systému potřebujete stanovisko OHA ještě před zadávacím řízením (kapitola 12).
- Cíle musí jít změřit. Formulace typu „vytváření podmínek“ NKÚ kritizuje, protože přínos pak nelze ověřit NKÚ, 2026.
- Rozpočet plánujte na celý životní cyklus, jak to žádá zásada 3E (od 1. 1. 2027 v zákoně č. 231/2025 Sb. Zákon č. 231/2025 Sb.).
- Výstupy úvodní analýzy i vzorek dat musíte zpřístupnit všem uchazečům v zadávací dokumentaci.