Část IV Po spuštění: provoz, rozvoj, nezávislost
Kapitola 22: Údržba a další rozvoj
Software stárne, i když na něm nic neměníte. Na provoz a údržbu počítejte orientačně s 10–20 % pořizovací ceny ročně. Rozvoj plánujte zvlášť podle roadmapy. Hlídejte, aby srovnatelné úpravy postupně nezdražovaly.
Údržba není jen oprava chyb
Software je jako auto v garáži: i když s ním nejezdíte, stárnou pneumatiky a propadá technická. Systém se nemění, ale svět kolem něj ano. Vycházejí nové verze prohlížečů a operačních systémů, objevují se zranitelnosti v knihovnách, mění se legislativa. U každé komponenty navíc sledujte konec podpory, po kterém už nedostává bezpečnostní záplaty.
Do údržby proto patří:
- opravy chyb a bezpečnostní záplaty,
- aktualizace knihoven, platforem a databází,
- přizpůsobení novým verzím prohlížečů, operačních systémů a legislativě,
- splácení technického dluhu (kapitola 23).
Aktualizujte v malých krocích, každý měsíc nebo čtvrtletí. Pokud aktualizace odkládáte roky, z drobných úprav se stane samostatný a drahý projekt. Chtějte seznam komponent a jejich verzí (SBOM) s daty konce podpory a ve smlouvě sjednejte povinnost udržovat systém na podporovaných verzích.
Záruka údržbu nenahradí. Kryje vady díla, ne přechod na novou verzi platformy. A většina peněz po spuštění nejde do oprav: údržba tvoří 40–80 % nákladů na software za celý jeho život a zhruba 60 % z ní jsou vylepšení Glass, 2002. Rozpočet „jen na opravy“ proto nestačí. Statistika počítá vylepšení do údržby, v rozpočtu níže je oddělujeme jako rozvoj.
Kolik ročně a jak to rozdělit
Výchozí odhad z kapitoly 4 platí: 10–20 % pořizovací ceny ročně na provoz a údržbu, bez nových funkcí. Jde o orientační odhad odvozený z několika kontrol NKÚ, nikoli z reprezentativního vzorku. Základní registry vycházejí na provoz asi 12 % pořizovací ceny ročně NKÚ, KZ 23/05, podpora nového systému cestovních dokladů MZV asi 8 % NKÚ, KZ 24/26. Rozvoj se procentem odhadnout nedá, spočítejte ho z roadmapy: počet člověkodnů krát sazba.
Peníze držte ve třech oddělených obálkách: provoz a podpora, údržba včetně technického dluhu, rozvoj. Když je všechno v jednom balíku, údržba vždycky prohraje s novými funkcemi. Samotné procento na technický dluh ale nestačí, vyhrazená kapacita musí směřovat k těm částem dluhu, které systém nejvíce brzdí McKinsey, 2023.
Jednou ročně projděte i licence a servery. Státní zemědělský intervenční fond zaplatil za licence SAP v letech 2016–2019 téměř 417 mil. Kč a jejich využití nesledoval NKÚ, KZ 20/07. Platit za nevyužité licence je jako platit nájem za sklad, do kterého nikdo nechodí.
Paušál, nebo objednávky?
| Paušál | Objednávky s pevnou cenou | Kombinace | |
|---|---|---|---|
| Jak funguje | X člověkodnů měsíčně, priority se průběžně mění | každá změna se nacení a objedná zvlášť | paušál na podporu a drobné úpravy, větší změny objednávkou |
| Kdy se hodí | malé časté změny | jasně ohraničené změny | většina systémů po spuštění |
| Riziko | bez výkazu nevíte, co jste dostali | přirážky za riziko, spory „co je změna“ | nejasná hranice mezi paušálem a objednávkou |
| Co ohlídat | měsíční výkaz práce | rozpad pracnosti, sazby podle rolí | seznam, co patří do paušálu |
Shrnutí běžné praxe. U většiny systémů funguje kombinace.
Aby náklady na srovnatelné úpravy postupně nerostly:
- zafixujte nebo indexujte sazby podle rolí,
- chtějte u každé nabídky rozpad pracnosti podle činností a rolí,
- sledujte, kolik stojí srovnatelné změny v čase,
- trvejte na automatických testech, které zlevňují každou další změnu,
- srovnávejte s trhem celkovou cenu změny, ne jen sazbu za MD.
NKÚ u Státního zemědělského intervenčního fondu porovnáním jednotkových cen zjistil, že hlavnímu dodavateli platí násobně víc, než stojí srovnatelné služby jiných dodavatelů v resortu NKÚ, KZ 20/07. Rostoucí pracnost bez vysvětlení je měřitelný příznak technického dluhu nebo závislosti na dodavateli (kapitola 24).
Systém potřebuje vlastníka a roadmapu
Po spuštění projektový tým odchází a systém často zůstane bez jasného vlastníka. Určete na své straně vlastníka produktu, který rozhoduje o prioritách a za systém odpovídá. Vlastník udržuje roadmapu na 12–24 měsíců s prioritami podle přínosu, ne podle toho, kdo své požadavky prosazuje nejhlasitěji. Jednou ročně s dodavatelem projděte roadmapu, konce podpory komponent, licence a vytížení infrastruktury.
Myslete i na konec starého systému. Jak drahý je souběh, když starý systém nikdo nevypne, ukazuje kauza MZV v kapitole 4.
Systém tiše stárne
- Běží na verzích po konci podpory a „zatím to funguje“.
- Dodavatel neumí říct, jaké knihovny a verze používá.
- Každá aktualizace rozbije něco jiného.
- Nabídky na změny přicházejí bez rozpadu pracnosti.
- Nabídka podpory je výrazně pod 10 % pořizovací ceny a není jasné, co v ní chybí.
| Jak to dopadá špatně | Jak to dělat dobře |
|---|---|
| Jak to dopadá špatně„Systém je hotový“, na údržbu se nerozpočtuje. | Jak to dělat dobřeRoční rozpočet na provoz a údržbu, výchozí odhad 10–20 % pořizovací ceny. |
| Jak to dopadá špatněAktualizace se odkládají, až je skok mezi verzemi samostatný projekt. | Jak to dělat dobřeMalé aktualizace měsíčně nebo čtvrtletně, SBOM s daty konce podpory. |
| Jak to dopadá špatněZáruka se zaměňuje s údržbou. | Jak to dělat dobřeSmlouva říká, co kryje záruka, co paušál a co se objednává. |
| Jak to dopadá špatněJeden balík „podpora a rozvoj“. | Jak to dělat dobřeTři obálky: provoz a podpora, údržba a dluh, rozvoj. |
| Jak to dopadá špatněNabídky na změny bez rozpadu, srovnání jen podle sazby za MD. | Jak to dělat dobřePovinný rozpad pracnosti a sledování ceny srovnatelných změn. |
| Jak to dopadá špatněSeznam přání bez pořadí. | Jak to dělat dobřeRoadmapa na 12–24 měsíců s prioritami podle přínosu, za kterou odpovídáte vy. |
- Podporu a údržbu soutěžte předem, spolu s vývojem a na dostatečně dlouhou dobu. Zadat je později v jednacím řízení bez uveřejnění s odkazem na výhradní práva dodavatele je velké riziko (kapitola 12 a 24).
- Rozvoj potřebuje rámcovou dohodu nebo smlouvu s předem soutěženým objemem. Nesoutěžené dodatky a jednací řízení na nové moduly jsou vysoce rizikové (kapitola 18).
- Obdobou roadmapy je informační koncepce orgánu veřejné správy Vyhláška č. 360/2023 Sb.. Zahrňte do ní plán obnovy a rozvoje systému.
- Provozní náklady na celý životní cyklus patří do rozpočtu i do žádosti o stanovisko OHA (kapitola 5).
- Pokud spadáte pod zákon o kybernetické bezpečnosti, může neaktualizovaný systém znamenat i neplnění zákonných požadavků.